Por que o mercado cartorário precisa de seleção mais profissional

Contratar errado em cartório não é só perder tempo. É colocar alguém sem preparo em contato direto com documentos que têm efeito jurídico, clientes em momentos sensíveis e um ambiente que exige precisão o tempo todo. O custo de uma contratação ruim, aqui, vai além da rescisão.

O setor avançou muito em tecnologia e padronização de processos. A seleção de pessoal, em muitos cartórios, ainda está na era do "me indica alguém de confiança". Isso está mudando e precisa mudar mais rápido.

Por que um processo seletivo informal ainda é tão comum nos cartórios?

Parte é cultura. O cartório sempre foi um ambiente de muita confiança pessoal, onde indicação de familiar ou colega do setor parecia garantia suficiente. Outra parte é estrutura: a maioria das serventias não tem setor de RH interno, e o titular acaba tocando a seleção junto com tudo o mais que precisa gerir. Resultado: processo rápido, informal e com alto índice de erro.

Foto: RDNE Stock project / Pexels

Quais são os riscos reais de contratar sem critério?

O mais imediato é o desempenho: um escrevente sem experiência em registro ou sem perfil pra atendimento vai errar mais, gerar retrabalho e desgastar a equipe. Mas tem risco trabalhista também. O vínculo celetista do escrevente exige atenção desde a admissão: contrato mal formalizado, cargo mal descrito, ausência de exame admissional. Cada ponto é uma passivo em potencial. E quem responde por esses erros é o titular, sempre.

O que diferencia uma seleção profissional de uma seleção informal?

Profissional não significa burocrático. Significa ter clareza antes de abrir a vaga: qual cargo, quais funções, qual perfil, qual faixa salarial. Significa usar uma etapa de triagem de currículos com critérios definidos, fazer entrevista com perguntas estruturadas (não só "me fala de você"), e aplicar algum tipo de teste prático quando o cargo exige habilidade técnica. Isso já coloca o processo num nível diferente da maioria do setor.

Como descrever bem uma vaga para atrair o candidato certo?

A descrição da vaga é o primeiro filtro. Uma vaga vaga (sem trocadilho) atrai candidato errado. Especifique: tipo de serventia, atividades principais, requisitos reais versus diferenciais, regime de trabalho, localização. Candidatos experientes no setor reconhecem uma vaga bem escrita e se candidatam com mais seriedade. Você pode ver como outros cartórios anunciam consultando as vagas abertas no setor extrajudicial no portal.

Quais competências são mais difíceis de avaliar na entrevista?

Conhecimento técnico é fácil: você testa com uma pergunta direta ou um exercício prático. O difícil é avaliar discrição, paciência com cliente difícil, atenção a detalhe em situações de pressão e capacidade de seguir procedimentos sem precisar que alguém olhe por cima do ombro. A saída é fazer perguntas situacionais. "Me conta uma situação em que você cometeu um erro e como resolveu" diz muito mais do que "quais são seus pontos fortes".

O cartório precisa mesmo de política de cargos e salários?

Sim, e não é só pro lado do empregado. Política clara de cargos evita que dois escreventes com a mesma função recebam salários diferentes sem critério, o que é passivo trabalhista e fonte de conflito interno. Ela também dá ao titular um argumento claro pra promoção e pra contenção de expectativas. Não precisa ser complexa: uma tabela com cargos, faixas e critérios de progressão já resolve boa parte dos problemas.

Como o candidato experiente enxerga um cartório que seleciona bem?

Do lado de quem aplica, um processo seletivo bem conduzido sinaliza como será trabalhar ali. Cartório que faz entrevista estruturada, comunica prazo de retorno e explica as etapas passa credibilidade. Profissional bom tem opção de escolha, e ele vai preferir trabalhar onde a gestão é clara desde o recrutamento. Processo bagunçado já avisa que a gestão cotidiana vai ser bagunçada também. Candidatos que buscam oportunidades sérias no setor podem cadastrar o currículo no VPC e ser encontrados por cartórios que investem nessa estrutura.

Existe solução prática para cartórios pequenos que não têm RH interno?

A mais acessível é usar plataformas especializadas no setor extrajudicial, que já fazem a triagem inicial e entregam candidatos com perfil cartorário. Outra é desenhar um roteiro simples de entrevista, com 6 a 8 perguntas fixas aplicadas a todos os candidatos, o que dá consistência sem exigir expertise em RH. Terceira opção: contratar consultoria de RH pontualmente para cargos mais estratégicos, como substituto ou gerente administrativo. O custo é menor do que o de uma rescisão mal gerida.

O que um bom processo seletivo muda na rotina da serventia

• Menos rotatividade: profissional certo no cargo certo fica mais tempo

• Menos passivo trabalhista: admissão bem feita reduz risco na dispensa

• Equipe mais produtiva: quem tem o perfil correto errar menos e adapta mais rápido

• Reputação de empregador: cartório conhecido por selecionar bem atrai candidatos melhores

• Atendimento ao público: escrevente bem selecionado reflete diretamente na experiência do usuário

Para se aprofundar em outros temas de gestão e carreira no setor extrajudicial, o blog do VPC publica regularmente conteúdo prático voltado pra realidade dos cartórios brasileiros. Fontes do setor como a Anoreg-BR também acompanham iniciativas de profissionalização da gestão cartorária pelo país.

Se o seu cartório tem uma vaga aberta agora, ou vai ter nos próximos meses, vale estruturar o processo antes de abrir a divulgação. Cadastre seu cartório no VPC e anuncie sua próxima vaga para uma base de candidatos que já conhece o setor extrajudicial.