Como reduzir a dependência de indicações na contratação do cartório

A vaga abre, alguém da equipe lembra de um primo que "é bem esforçado", o titular decide dar uma chance. Três meses depois, o escrevente novo não sabe manejar o sistema, o clima interno azedou e a vaga está aberta de novo. Esse ciclo é mais comum do que parece nos cartórios brasileiros, e tem uma causa simples: a dependência de indicações informais como único método de contratação.

O problema não é a indicação em si

Indicar alguém não é errado. Um profissional do setor que indica um colega de confiança pode estar prestando um serviço enorme ao cartório. O problema aparece quando a indicação substitui o processo seletivo, em vez de ser apenas uma das entradas dele.

Foto: Cytonn Photography / Pexels

Quando só existe indicação, o cartório fica refém de uma rede social pequena e viesada. As mesmas famílias, os mesmos grupos, as mesmas lacunas de habilidade. E, na hora de demitir alguém que não funcionou, o constrangimento social multiplica por dez.

Cartório é um ambiente de trabalho pequeno, com hierarquia clara e responsabilidade técnica alta. Uma contratação errada não fica só no RH: ela aparece no guichê, no prazo, no livro de registro.

A cena que muita gente já viveu

Uma serventia de médio porte abriu vaga para escrevente de registro de imóveis. O oficial pediu pro escrevente mais antigo "perguntar por aí se alguém conhecia alguém". Em dois dias chegaram quatro nomes. Todos conhecidos de uma mesma pessoa.

Nenhum tinha experiência com matrícula. Dois nunca tinham posto o pé em cartório. O oficial acabou contratando o menos pior, com a esperança de que "o serviço ensinasse". O serviço ensinou, mas devagar demais para o volume da serventia. Seis meses depois, o mesmo ciclo recomeçou.

O que esse caso ensina não é que indicação é ruim. É que um único canal de captação cria gargalo, e gargalo em contratação vira problema de operação.

Como reduzir a dependência sem criar burocracia

Não estamos falando de montar um departamento de RH com headhunter e testes psicológicos. A maioria dos cartórios não tem estrutura pra isso, e não precisa. O que funciona é ter ao menos dois ou três canais ativos ao mesmo tempo.

• Anúncio em plataforma especializada: um portal voltado para o setor extrajudicial já filtra candidatos com alguma familiaridade com a área. A qualidade média das candidaturas é maior do que em buscas genéricas.
• Critério mínimo escrito antes de abrir a vaga: antes de receber qualquer currículo, o titular ou gestor define o que é inegociável (exemplo: experiência com sistema específico, disponibilidade de horário, formação mínima). Isso evita a comparação "olho no olho" sem parâmetro.
• Entrevista estruturada: mesmas perguntas para todos os candidatos, na mesma ordem. Não precisa ser longa. Precisa ser igual. Reduz o viés de "gostei da pessoa" sem critério técnico.
• Período de experiência com acompanhamento: os noventa dias da CLT existem justamente pra isso. Mas sem acompanhamento ativo, viram noventa dias de esperança. Com uma ou duas conversas formais no meio do período, o titular sabe o que está comprando.

Como reduzir a dependência de indicações informais na contratação de cartório?

Diversificando os canais de captação, definindo critérios técnicos mínimos por escrito antes de abrir a vaga e usando um roteiro de entrevista igual para todos os candidatos. Com isso, a indicação pode continuar entrando como uma das fontes, mas sem ser a única. O processo seletivo passa a ter estrutura própria, independente de quem indicou.

O que o candidato vive nesse cenário

Do outro lado da mesa, quem está procurando vaga em cartório sente esse sistema na pele. A maioria das oportunidades não é anunciada. Você descobre que a vaga existiu depois que já foi preenchida, pelo primo de alguém. Mesmo tendo experiência comprovada, qualificação técnica e disponibilidade imediata.

Isso não é justo, mas também não é irreversível. Candidatos que mantêm currículo atualizado em plataformas especializadas têm mais chance de aparecer quando o titular resolver abrir o processo formalmente, ou quando a indicação falhar e o gestor precisar de uma alternativa rápida. Estar visível no canal certo faz diferença.

Se você está buscando oportunidades no setor extrajudicial, vale conhecer as vagas abertas em cartórios de todo o Brasil no portal VPC.

O risco jurídico que ninguém menciona

Contratação por indicação informal, além dos problemas de qualidade técnica, pode criar situações delicadas no plano trabalhista. Quando a relação entre o titular e o empregado passa por um terceiro de confiança, o vínculo emocional complica demissões necessárias. O oficial titular é o responsável legal pelos atos dos escreventes e por qualquer passivo trabalhista gerado, independentemente de como a contratação aconteceu.

Um processo seletivo documentado, com registro do critério usado para a escolha, protege o cartório em caso de questionamento posterior. Não é paranoia: é gestão básica de risco em um ambiente regulado.

Indicação pode entrar, mas não pode ser o processo

A solução prática não é proibir indicações. É colocar toda candidatura, seja ela indicada ou vinda de anúncio, no mesmo funil. Mesmos critérios, mesma entrevista, mesmo período de avaliação. Quando a indicação é boa, ela vai se destacar por mérito. Quando não é, o processo vai mostrar antes da contratação, não depois.

Cartórios que fazem isso relatam menos rotatividade, menos constrangimento social em demissões e menos retrabalho de treinamento. Não porque encontraram candidatos melhores no céu, mas porque passaram a selecionar com mais clareza o que precisavam.

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Resumo rápido:

• Indicação informal como canal único cria gargalo e viés na contratação.
• Defina critérios mínimos por escrito antes de abrir qualquer vaga.
• Use entrevista estruturada com as mesmas perguntas para todos.
• Aproveite os noventa dias de experiência com acompanhamento real.
• Anúncio em plataforma especializada amplia o leque sem criar complexidade.
• Candidatos indicados podem participar, mas pelo mesmo processo que os demais.

Se você é titular ou gestor administrativo e quer começar a receber candidatos qualificados sem depender só da rede de contatos, cadastre seu cartório no VPC e publique sua próxima vaga. O candidato certo pode estar esperando só por um anúncio.