Como tornar o processo seletivo mais objetivo.

Contratar mal é caro. No cartório, é caro duas vezes: você paga o custo da rescisão e ainda arca com o período em que alguém sem o perfil certo atendeu o seu público. A boa notícia é que a maioria dos erros de contratação acontece antes da entrevista, na falta de critérios claros. Este guia mostra como montar um processo seletivo que depende menos de "feeling" e mais de método.

Como tornar o processo seletivo de um cartório mais objetivo?

O segredo está em definir os critérios antes de ver o primeiro currículo. Isso significa descrever o cargo com precisão, listar as competências exigidas, criar etapas eliminatórias com critérios fixos e avaliar todos os candidatos com o mesmo roteiro. Sem isso, a decisão vira preferência pessoal disfarçada de julgamento técnico.

Foto: Andrea Piacquadio / Pexels

1. Descreva o cargo antes de abrir a vaga

Parece óbvio, mas muita serventia abre vaga sem saber exatamente o que precisa. "Escrevente para o cartório" não é uma descrição de cargo. É um ponto de partida.

Antes de publicar qualquer anúncio, responda: qual setor vai receber essa pessoa? Qual é o volume de trabalho? Vai atender balcão, lavrar atos, fazer controle de prazo? Precisa ter experiência anterior ou pode ser treinada do zero? Essas perguntas definem o que você vai avaliar. Sem elas, você avalia nada, ou avalia tudo, que dá no mesmo.

Uma boa descrição de cargo tem: nome do cargo, principais atividades, requisitos obrigatórios (técnicos e comportamentais), diferenciais desejáveis e regime de trabalho. Isso já filtra candidatos inadequados antes mesmo da triagem.

2. Defina critérios de avaliação antes de ler os currículos

Quem lê currículo sem critério pré-definido tende a valorizar o que está fresco na memória, o último currículo lido, ou o que mais parece com quem já trabalha ali. Isso gera viés, não seleção.

Monte uma grade simples: liste de 4 a 6 competências essenciais para o cargo e atribua peso a cada uma. Por exemplo: atenção a detalhes, organização, postura no atendimento, experiência em cartório (ou afins), domínio básico de informática. Com isso em mãos, avaliar currículo vira tarefa técnica, não intuitiva.

Esse mesmo critério vai guiar a entrevista e as etapas seguintes. Coerência entre etapas é o que torna o processo confiável, tanto para você quanto para o candidato.

3. Estruture as etapas em ordem lógica

Um processo seletivo bem feito tem etapas que eliminam progressivamente, da mais barata para a mais demorada. Você não chama todo mundo pra entrevista presencial. Filtra antes.

Uma ordem que funciona bem para cartório:

1. Triagem de currículo com base nos requisitos obrigatórios que você definiu.
2. Teste prático ou técnico, quando aplicável (digitação, interpretação de texto, ortografia, raciocínio lógico). Faz sentido para cargos de escrevente ou atendimento.
3. Entrevista estruturada com roteiro fixo (mais sobre isso no próximo passo).
4. Verificação de referências, especialmente se o candidato já trabalhou em cartório ou em serviço público.

Cada etapa precisa ter critério claro de aprovação. Quem passa, passa por quê. Quem não passa, não passa por quê. Isso protege você de questionamentos e torna o processo mais justo para todos.

4. Use um roteiro fixo na entrevista

Entrevista livre parece mais natural, mas produz dados incomparáveis. Você pergunta uma coisa pra um candidato e outra coisa pra outro. No fim, não tem base de comparação, só impressão.

O roteiro estruturado resolve isso. Você prepara de 8 a 12 perguntas iguais para todos, baseadas nas competências que definiu lá no começo. As melhores perguntas para cartório são situacionais: "Me conte uma situação em que você cometeu um erro no trabalho. O que fez?" ou "Como você age quando tem prazo apertado e o sistema cai?"

Perguntas comportamentais e situacionais revelam muito mais do que "fale sobre você". Elas mostram como a pessoa pensa, como reage sob pressão e como lida com erro, que são exatamente as coisas que importam numa rotina cartorial.

5. Inclua uma prova prática sempre que possível

Para cargos técnicos em cartório, nada substitui ver o candidato em ação. Não precisa ser uma simulação elaborada. Pode ser um texto para digitar e revisar, um formulário para preencher com informações dadas oralmente, ou uma situação hipotética de atendimento para resolver.

Isso calibra expectativa dos dois lados. O candidato entende melhor o que vai fazer no dia a dia. Você vê como ele performa sob condição real, não apenas como se descreve.

6. Envolva mais de uma pessoa na decisão final

Sempre que possível, ao menos duas pessoas da equipe devem participar de alguma etapa. Pode ser o substituto, um escrevente sênior ou um responsável administrativo. Perspectivas diferentes identificam pontos cegos.

Se a decisão final for sua como titular, tudo bem, mas ter uma segunda avaliação antes reduz o risco de contratar por afinidade pessoal. Diversidade de olhares não é protocolo corporativo: é inteligência prática.

Erros comuns em processos seletivos de cartório

• Abrir vaga sem descrição clara: atrai currículo errado e gera retrabalho na triagem.
• Decidir na primeira entrevista: o candidato mais carismático raramente é o mais adequado tecnicamente.
• Não testar o básico: atenção, escrita e organização são fundamentais para o cartório. Teste antes de contratar.
• Ignorar referências anteriores: um telefonema para o cartório ou empresa anterior pode evitar uma contratação problemática.
• Contar apenas com a indicação: indicação pode ser boa, mas precisa passar pelas mesmas etapas que qualquer candidato externo.
• Não dar retorno aos candidatos reprovados: além de ser desrespeitoso, prejudica a imagem do cartório entre profissionais da área.

O ponto de vista de quem está do outro lado

Para o candidato, um processo seletivo objetivo é uma boa notícia. Significa que as regras são claras, que ele vai ser avaliado pelo que sabe e pelo que demonstra, não por quem conhece. Quando o cartório comunica as etapas, os prazos e os critérios, o candidato consegue se preparar de verdade. Isso atrai perfis mais sérios e filtra quem não está comprometido. Se você está buscando sua oportunidade no setor, pode conferir as vagas abertas em cartórios de todo o Brasil e entender o que as serventias estão buscando.

Resumo rápido

• Descreva o cargo com detalhes antes de publicar a vaga.
• Defina critérios de avaliação antes de ler o primeiro currículo.
• Estruture etapas em sequência lógica: triagem, teste, entrevista, referências.
• Use roteiro fixo na entrevista para poder comparar candidatos de forma justa.
• Inclua prova prática para cargos técnicos.
• Envolva mais de uma pessoa na avaliação final.
• Dê retorno para todos os candidatos, mesmo os reprovados.

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