Como mapear as competências da equipe atual antes de abrir uma nova vaga

Abrir uma vaga sem antes olhar para dentro do cartório é o caminho mais rápido para contratar a pessoa errada. Você talvez não precise de alguém novo. Ou precisa, mas de um perfil completamente diferente do que imaginou. Mapear as competências da equipe atual é o que separa uma contratação estratégica de um gasto que não resolve o problema.

O que é mapeamento de competências e por que ele importa no cartório?

Mapeamento de competências é o processo de entender o que cada pessoa da sua equipe sabe fazer, o que faz bem e onde ela trava. No cartório, isso tem peso extra: as funções são específicas, a margem de erro é baixa e o regime celetista exige que as atribuições sejam claras desde o início do contrato.

Foto: Lukas Blazek / Pexels

Sem esse diagnóstico, você pode contratar um escrevente para cobrir uma lacuna que, na verdade, já existe dentro da sua equipe e só precisa de treinamento.

Por onde começo na prática?

Comece listando todas as funções que o cartório precisa executar, não os cargos que você tem, mas as atividades reais: atendimento ao balcão, lavratura de atos, controle de protocolo, digitalização, emissão de certidões, conciliação de emolumentos, arquivo. Depois, coloque ao lado o nome de quem executa cada uma dessas funções e com qual nível de autonomia.

Esse cruzamento simples já revela onde está a dependência excessiva de uma só pessoa e onde há ociosidade disfarçada de sobrecarga.

Como avaliar o nível de cada escrevente sem criar clima ruim?

Mas no dia a dia do cartório, isso pode ser feito de forma direta e sem formalidade excessiva. Conversas individuais, observação do fluxo de trabalho e análise de indicadores simples (tempo de atendimento, taxa de retrabalho, volume de atos lavrados) já dizem muito.

O importante é deixar claro que o objetivo não é punir, mas entender onde a equipe está e para onde pode crescer. Escreventes que percebem isso tendem a ser mais honestos sobre suas próprias limitações.

Quais competências são indispensáveis em qualquer cartório?

Independente da especialidade da serventia, há um conjunto de competências que todo cartório precisa ter coberto:

• Técnicas: conhecimento dos atos da especialidade, legislação aplicável, sistemas de registro e protocolo.

• Operacionais: organização de prazos, gestão de documentos, uso dos sistemas eletrônicos do setor.

• Relacionais: atendimento ao público, comunicação com partes e advogados, resolução de conflitos simples no balcão.

• De conformidade: sigilo, ética no trato de informações sensíveis, atenção a prazos legais.

Quando você mapeia a equipe com essa grade, fica fácil ver onde está o buraco antes de publicar qualquer vaga.

Como identificar se a lacuna é de competência ou de estrutura?

Às vezes o escrevente tem capacidade, mas não tem autonomia porque o fluxo interno é confuso. Às vezes o problema é volume: a pessoa daria conta, mas tem gente de menos. E às vezes, de fato, falta competência específica que a equipe atual não tem e não vai desenvolver a curto prazo.

Distinguir os três casos evita tanto a contratação desnecessária quanto o erro oposto: sobrecarregar quem já está no limite achando que é questão de "se esforçar mais".

E se eu descobrir que tenho alguém subutilizado na equipe?

Escreventes com capacidade para mais que a função atual exige costumam estar presos em tarefas repetitivas por falta de oportunidade interna. Antes de abrir uma vaga, vale perguntar: esse profissional poderia assumir mais responsabilidades com um ajuste de função ou uma progressão salarial?

Internamente, isso é muito mais barato e menos arriscado do que contratar alguém de fora. E do ponto de vista da retenção, é o tipo de movimento que faz uma pessoa ficar.

Quando o mapeamento confirmar que a vaga é necessária, o que muda na hora de anunciar?

Com o diagnóstico em mãos, você sabe exatamente qual competência precisa entrar pela porta. O anúncio fica mais preciso, as entrevistas ficam mais objetivas e a seleção compara candidatos com base no que realmente importa para aquele cartório, não em requisitos genéricos copiados de outras vagas.

Você também consegue ser honesto com o candidato sobre o que o espera. Isso reduz a rotatividade nos primeiros meses, que costuma acontecer quando a vaga anunciada e a vaga real são coisas diferentes. Quem procura vagas em cartório valoriza clareza sobre o que vai fazer no dia a dia.

O que um candidato percebe quando o cartório fez esse trabalho?

Candidatos experientes percebem quando a vaga foi pensada de verdade. A descrição é específica, as perguntas na entrevista fazem sentido e o gestor consegue explicar exatamente o que falta na equipe. Isso passa confiança e atrai perfis melhores. Cartório que anuncia vaga genérica recebe currículo genérico.

Erros comuns a evitar

• Mapear só na hora da crise. Quando falta gente é o pior momento para pensar com clareza. Faça esse exercício pelo menos uma vez por ano, mesmo que não haja vaga aberta.

• Confundir cargo com função. O cargo está na CTPS. A função é o que a pessoa realmente faz. Nos cartórios, essas duas coisas frequentemente não coincidem.

• Pular a conversa com a equipe. Nenhuma planilha substitui uma conversa direta com o escrevente sobre o que ele sente que sabe e o que quer aprender.

• Abrir vaga antes de fechar o diagnóstico. Parece ganhar tempo, mas quase sempre gera retrabalho. O processo seletivo é caro e desgastante. Vale parar um dia antes de correr um mês depois.

• Ignorar o potencial interno. Promoção interna bem feita retém talento. Contratação sem avaliar o que já existe dentro é desperdício.

Se você quer aprofundar outros temas de gestão e carreira no setor extrajudicial, o blog do VPC tem conteúdo direto pra quem trabalha ou gerencia cartório no Brasil. Você também pode consultar orientações do Anoreg-BR sobre boas práticas de gestão no setor.

Se o mapeamento confirmou que você precisa contratar, cadastre sua vaga no Vagas Para Cartórios e alcance candidatos que já conhecem a realidade do setor extrajudicial.