Como avaliar candidatos em período de experiência com critérios objetivos e justos

Como saber se aquele candidato que você contratou vai realmente dar certo no cartório? Essa é a pergunta que fica na cabeça de todo titular depois de assinar um contrato de experiência. O período existe justamente pra isso: observar, avaliar e decidir com mais segurança. O problema é que a maioria dos cartórios avalia de forma subjetiva, sem critério definido, e isso gera decisões ruins dos dois lados.

A cena que se repete em todo cartório

Um cartório de registro de imóveis contrata uma nova escrevente pra atender o balcão e apoiar o setor de qualificação. Nos primeiros dias, ela parece atenciosa, aprende rápido, não gera reclamações. No 45º dia, quando o contrato de experiência pode ser prorrogado ou encerrado, o titular senta pra decidir.

Foto: Ron Lach / Pexels

E aí vem a pergunta: "O que eu sei sobre ela até agora, de forma concreta?" A resposta costuma ser vaga. "Parece boa." "Não gerou problema." "O pessoal gostou dela." Nada disso é critério. É impressão.

Isso não quer dizer que a candidata foi mal avaliada por má-fé. Quer dizer que não havia parâmetro definido antes de ela começar. Sem critério prévio, a avaliação vira intuição. E intuição, sozinha, não sustenta uma decisão profissional justa, nem protege o cartório num eventual conflito trabalhista.

O que o período de experiência permite, legalmente

No regime celetista, que é o que vale para os trabalhadores de cartório, o contrato de experiência pode durar até 90 dias, com possibilidade de uma única prorrogação dentro desse limite. Se o contrato encerrar sem renovação, não há obrigação de indenização como na dispensa sem justa causa de contrato por prazo indeterminado. Isso dá ao titular uma janela real pra observar e decidir.

Mas atenção: o contrato de experiência não é carta branca. Rescisão dentro do prazo tem regras específicas previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e encerrar o vínculo sem documentação adequada pode gerar passivo. A avaliação estruturada também protege o cartório nesse ponto.

O que avaliar, na prática

Antes de a pessoa começar, você precisa definir quais comportamentos e entregas são esperados para aquela função específica. Não existe lista universal. O que você espera de um escrevente de atendimento é diferente do que espera de alguém que vai trabalhar só com qualificação de títulos ou com o setor financeiro.

Dito isso, há alguns eixos que funcionam bem pra quase todas as funções cartoriais:

• Cumprimento de prazos e instruções: o candidato entrega o que foi pedido no tempo combinado? Segue os fluxos internos do cartório sem precisar ser lembrado toda hora?

• Relação com o usuário: como ele trata quem chega no balcão ou liga pedindo informação? Mantém a calma quando a situação complica?

• Aprendizado técnico: está absorvendo os sistemas, os procedimentos, a linguagem do setor? O ritmo de aprendizado é compatível com o que a função exige?

• Postura no ambiente: chega no horário, comunica dificuldades, pede ajuda quando precisa, trata bem os colegas?

• Erros e reação a feedback: todo iniciante erra. O que importa é se o erro se repete depois que foi corrigido.

Como tornar a avaliação objetiva (e não só uma formalidade)

Se você tem algo anotado, com data, que justifica sua conclusão, isso é justo pra você e pra quem está sendo avaliado.

Uma forma simples de fazer isso: crie um formulário interno com os critérios que você definiu. Atribua uma escala simples: não atende, atende parcialmente, atende plenamente. Preencha em dois momentos: por volta do 30º dia e perto do encerramento do contrato. Isso cria uma linha do tempo e mostra evolução, ou ausência dela.

Mais importante: o responsável direto pelo acompanhamento do candidato precisa ser definido antes de ele entrar. Se for o substituto, o chefe de setor ou um escrevente sênior, essa pessoa precisa saber que vai avaliar e precisa registrar observações ao longo do período, não só no último dia.

Qual é o critério mínimo aceitável pra confirmar o contrato?

Não existe uma resposta universal, mas uma boa referência é esta: o candidato precisa conseguir executar as tarefas centrais da função com autonomia crescente e sem gerar mais retrabalho do que o esperado para um iniciante no período. Se no 80º dia ele ainda depende de supervisão constante para tarefas básicas que foram ensinadas na primeira semana, esse é um sinal concreto de que a confirmação merece ser reavaliada.

A visão de quem está do outro lado

Quem está no período de experiência em geral não sabe por quais critérios está sendo avaliado. Isso gera ansiedade e, às vezes, comportamentos defensivos que prejudicam o próprio desempenho. Um titular que comunica, logo no início, o que espera e quando vai avaliar, faz um favor ao candidato e a si mesmo.

Se você está do lado do candidato, vale perguntar ao seu gestor, já na primeira semana, quais são as expectativas para os primeiros 30 e 60 dias. Isso não é arrogância. É maturidade profissional. E ajuda a direcionar esforço onde importa. Você pode acompanhar o mercado cartorial e entender melhor o que os cartórios buscam consultando as vagas disponíveis no setor extrajudicial.

Documentação: o passo que a maioria pula

Feedback verbal não conta como registro. Se você teve uma conversa sobre uma falha de atendimento no 20º dia e nada foi documentado, essa conversa não existe para fins de justificativa de encerramento de contrato.

Isso não precisa ser burocrático. Uma mensagem de WhatsApp corporativo com registro da conversa, um e-mail interno, um formulário simples assinado pelas duas partes. O que importa é que exista rastro. Isso protege o cartório e, ao mesmo tempo, deixa claro pro candidato que a avaliação é real e contínua, não uma surpresa no último dia.

Para mais conteúdos sobre gestão de pessoas no setor extrajudicial, o blog do VPC publica regularmente sobre contratação, rotinas e carreira cartorial.

Erros comuns a evitar

• Definir critérios só depois que o período começa. Aí é tarde. A régua precisa estar clara antes.

• Avaliar só pela simpatia ou pela ausência de problemas. "Não gerou problema" não é o mesmo que "está entregando o que a função exige".

• Deixar o feedback pra última semana. Candidato sem retorno no meio do caminho não tem como corrigir rota.

• Não documentar nada. Decisão sem registro vira palavra contra palavra.

• Confirmar o contrato por comodidade. Prorrogar ou confirmar porque dá trabalho contratar de novo é um erro que vai custar mais caro depois.

Se o seu cartório ainda não tem um fluxo estruturado para avaliar candidatos em período de experiência, esse é o momento de montar um. Simples, documentado, comunicado desde o início. Avaliar bem não é punir, é respeitar o processo de contratação que você mesmo iniciou.

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