Como filtrar candidatos sem perder tempo com triagens ruins.

Contratar errado custa caro e demora pra corrigir. No cartório, onde cada erro pode virar responsabilidade civil, uma triagem mal feita é desperdício de tempo, dinheiro e paciência.

Você não precisa entrevistar 50 pessoas pra achar uma boa. Com critérios claros e etapas bem definidas, é possível identificar os melhores perfis logo na primeira peneirada. O segredo está em saber o que perguntar e quando eliminar.

1. Defina o perfil antes de abrir a vaga

Antes de publicar qualquer anúncio, sente e escreva exatamente o que você precisa. Escrevente júnior que vai cuidar de protocolo e atendimento? Substituto experiente pra registro civil? Cada função tem requisitos diferentes.

Foto: cottonbro studio / Pexels

Liste as competências técnicas obrigatórias (conhecer sistema X, ter experiência em cartório Y), as desejáveis (curso de extensão, inglês básico) e as eliminatórias (disponibilidade de horário, local de trabalho). Isso vira seu filtro automático na hora de ler currículos.

2. Use o anúncio como primeiro filtro

Um anúncio bem escrito já elimina candidatos inadequados antes mesmo de aplicarem. Seja específico sobre requisitos, responsabilidades e expectativas. Se a vaga exige experiência mínima de 2 anos em cartório, coloque isso logo no título.

Inclua uma instrução simples no final: "Envie currículo com o assunto 'Vaga Escrevente - Seu Nome'". Quem não seguir a instrução já mostra falta de atenção aos detalhes. No portal de vagas especializadas, você pode configurar esses filtros automaticamente.

Como saber se um candidato tem o perfil cartorial certo?

Procure por experiência prévia em órgãos públicos, bancos, escritórios de advocacia ou outros cartórios. Candidatos com histórico em ambientes formais já entendem a importância de procedimentos, prazos e documentação. Cursos na área jurídica, mesmo que técnicos, também são bons indicadores.

3. Faça triagem por telefone antes da entrevista

Uma ligação de 10 minutos economiza uma entrevista de 1 hora. Ligue pros candidatos pré-selecionados e faça perguntas diretas: "Você tem experiência com atendimento ao público?" "Consegue trabalhar com prazos apertados?" "Qual sua expectativa salarial?"

Preste atenção na forma como a pessoa fala. Comunicação clara é essencial no cartório. Se o candidato não consegue se expressar bem no telefone, dificilmente vai conseguir atender clientes com paciência e precisão.

4. Aplique teste prático simples

Teoria é uma coisa, prática é outra. Prepare um teste de 30 minutos com situações reais: conferir dados numa certidão, organizar documentos por ordem de prioridade, calcular prazo considerando feriados.

Não precisa ser complexo. O objetivo é ver como a pessoa raciocina sob pressão, se tem atenção aos detalhes e consegue seguir instruções. Candidatos experientes vão resolver rapidinho. Quem nunca trabalhou em ambiente similar vai travar.

5. Avalie postura e comportamento

No cartório, você lida com clientes nervosos, documentos sigilosos e situações delicadas. Observe como o candidato se comporta durante o processo: chega no horário, se veste adequadamente, trata todos com respeito?

Faça perguntas sobre situações hipotéticas: "Um cliente fica irritado porque você não pode fazer o documento na hora. Como você lidaria?" A resposta mostra maturidade emocional e capacidade de resolver conflitos.

6. Verifique referências realmente

Não seja preguiçoso nessa etapa. Ligue pros empregos anteriores e pergunte sobre pontualidade, relacionamento com colegas e motivo da saída. Ex-chefes costumam ser honestos quando perguntados diretamente.

Se o candidato trabalhou em outro cartório, essa conversa é ainda mais valiosa. Você vai descobrir se a pessoa tem perfil pra rotina cartorial ou se saiu por problemas de adaptação.

7. Teste período de experiência estratégico

Use os primeiros 45 dias pra avaliar integração real. Coloque o novo funcionário em situações variadas: atendimento, protocolo, conferência de documentos. Veja como ele reage à pressão e se adapta aos procedimentos internos.

Dê feedback constante nesse período. Se a pessoa não consegue se adaptar em 30 dias, dificilmente vai conseguir depois. É melhor encerrar logo do que arrastar problema por meses.

8. Documente o processo de seleção

Anote os critérios usados, as perguntas feitas e as razões pra eliminar ou aprovar cada candidato. Isso protege você de questionamentos trabalhistas e ajuda a refinar o processo pras próximas contratações.

Guarde currículos de bons candidatos que não foram selecionados. Quando aparecer nova vaga ou alguém sair, você já tem uma lista pré-qualificada. No blog especializado você encontra mais dicas sobre gestão de equipe cartorial.

Erros comuns a evitar

• Pressa excessiva: Contratar o primeiro candidato "razoável" por urgência. Melhor esperar 15 dias e achar alguém adequado.
• Foco só no técnico: Ignorar soft skills como paciência e comunicação. No cartório, relacionamento interpessoal é fundamental.
• Processo muito longo: Arrastar seleção por meses faz bons candidatos desistirem e procurarem outras oportunidades.
• Não checar referências: Confiar apenas no que está no currículo sem validar informações com empregos anteriores.

Uma triagem bem estruturada economiza tempo, dinheiro e dor de cabeça. Invista nas primeiras etapas e você vai contratar melhor, mais rápido e com menos erro.

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