Como economizar tempo da liderança na seleção de pessoal

Quantas horas você já perdeu lendo currículo de pessoa que claramente não tinha o menor perfil para trabalhar em Cartório? Pois é. Selecionar bem toma tempo, e tempo de titular é caro. A boa notícia: dá pra estruturar esse processo de um jeito que você decide em menos etapas, com menos desgaste e menos chance de errar na contratação.

O problema real não é o volume de candidatos

Muitos titulares acham que o problema é receber currículo demais. Mas quem já passou por uma seleção mal estruturada sabe que o problema costuma ser outro: não há critério claro antes de começar. Sem critério definido, tudo vira julgamento subjetivo na hora da entrevista, e o processo se arrasta.

Foto: cottonbro studio / Pexels

Você entrevista dez pessoas, fica em dúvida entre três, convoca uma segunda rodada, perde mais um dia e ainda pode acabar contratando errado. Não porque os candidatos eram ruins, mas porque o funil não filtrou o que precisava filtrar.

O que é um processo seletivo estruturado para cartório?

É um conjunto de etapas definidas antes de abrir a vaga, com critérios claros em cada fase. Começa no perfil da vaga (o que você precisa de verdade), passa por um filtro inicial objetivo e termina em uma entrevista focada, com perguntas específicas pro cargo. Não é burocracia, é o que evita que você repita o processo em seis meses.

Como funciona na prática

O ponto de partida é escrever o perfil da vaga antes de divulgar qualquer coisa. Não o cargo genérico de "escrevente", mas o que esse escrevente vai fazer no seu Cartório: atender balcão, lavrar atos, fazer qualificação de títulos, controlar protocolo. Quanto mais específico, melhor o filtro natural que a descrição já faz.

Depois, defina dois ou três critérios eliminatórios simples. Pode ser formação mínima, experiência prévia em Cartório, disponibilidade de horário ou domínio de algum sistema específico. Esses critérios funcionam como a primeira peneira, antes mesmo de você ver um único currículo completo.

A triagem de currículo fica muito mais rápida quando você sabe exatamente o que está procurando. Em vez de ler tudo, você confere os pontos que definiram previamente. Leva minutos por currículo, não meia hora.

O próximo passo, que poucos titulares usam mas que economiza muito tempo, é uma etapa intermediária antes da entrevista presencial. Pode ser uma pergunta por escrito enviada por e-mail, um formulário online com perguntas curtas ou até uma ligação rápida de dez minutos com o responsável administrativo. Essa etapa elimina boa parte dos candidatos sem fit antes de você precisar sentar à mesa com eles.

A entrevista final, então, acontece com um grupo menor e já pré-qualificado. Você entra nela com contexto e sai com uma decisão mais fácil de tomar.

Qual é o número ideal de etapas num processo seletivo de cartório?

Para a maioria dos cargos operacionais, três etapas são suficientes: triagem de currículo, contato intermediário (por formulário ou ligação breve) e entrevista final. Acima de quatro etapas, o processo começa a perder candidatos bons por desgaste, sem ganhar muito em qualidade de decisão.

Por que isso importa pra você, titular

Quase sempre é o próprio titular, o substituto ou o gestor administrativo que conduz a seleção inteira, do anúncio à assinatura da CTPS. Isso significa que cada hora gasta em processo seletivo é uma hora a menos em ato notarial, em qualificação, em atendimento ou em gestão da serventia.

Estruturar o processo não é luxo de empresa grande. É o que diferencia quem contrata bem à primeira tentativa de quem repete o ciclo a cada poucos meses, com custo de rescisão, novo treinamento e perda de produtividade no intervalo.

Outro ponto que pesa: a decisão equivocada numa equipe pequena tem impacto proporcional maior. Num Cartório com cinco escreventes, um colaborador com perfil errado afeta o clima e a operação de todo o grupo. O custo de uma contratação errada vai muito além do salário do período de experiência.

A visão de quem está do outro lado

Para o candidato, um processo bem estruturado também faz diferença. Quem busca vagas em cartórios e encontra uma descrição clara, com etapas definidas e resposta em prazo razoável, já entende que aquela serventia tem gestão profissional. Isso atrai candidatos mais comprometidos e afasta quem está mandando currículo pra qualquer coisa. O processo seletivo também é uma vitrine do Cartório como empregador.

Erros comuns a evitar

• Abrir a vaga sem perfil definido. Você vai receber candidatos de tudo quanto é área e vai perder tempo filtrando na mão.

• Pular a etapa intermediária. Entrevistar todo candidato que passou na triagem de currículo é o maior desperdício de tempo do processo.

• Entrevistar sozinho sempre. Quando possível, inclua o substituto ou o responsável direto pela equipe. Outra perspectiva evita decisão por afinidade pessoal.

• Não documentar os critérios usados. Se você precisar explicar a decisão depois (ou refazer o processo em seis meses), vai querer ter o registro.

• Deixar candidatos sem retorno. Mesmo os que não foram chamados merecem uma resposta. Cartório tem reputação local, e isso volta.

Se quiser aprofundar em outros temas de gestão e carreira no setor extrajudicial, o blog do VPC tem conteúdo publicado regularmente pra quem trabalha e quem lidera em Cartório.

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