Como melhorar a taxa de resposta dos candidatos

Você anuncia uma vaga, recebe currículos e manda mensagem. Silêncio. Manda de novo. Mais silêncio. No fim, perde o candidato pra outro empregador que se moveu mais rápido. Isso acontece mais do que deveria nos cartórios, e tem solução.

Por que candidatos não respondem?

Porque a mensagem chegou tarde, pareceu genérica demais ou o processo deu poucos sinais de vida. O candidato de hoje tem mais opções do que parece. Mesmo no mercado cartorário, onde a concorrência por vagas é grande, bons perfis recebem abordagens simultâneas de vários empregadores. Quem chega primeiro e fala de forma mais clara leva vantagem.

Foto: Sora Shimazaki / Pexels

Não é questão de o candidato ser desinteressado. Na maioria das vezes, é questão de ele ter perdido o timing ou não ter entendido bem o que a vaga oferecia.

O que é taxa de resposta no recrutamento?

Taxa de resposta é a proporção de candidatos que você contacta e que efetivamente respondem, seja para confirmar interesse, agendar entrevista ou dar algum retorno. Se você manda mensagem pra dez candidatos e seis respondem, sua taxa é de 60%. No recrutamento cartorário, taxas abaixo de 40% geralmente indicam algum problema na abordagem ou no tempo de resposta.

Como funciona na prática

O ciclo costuma ser assim: vaga publicada, currículos recebidos, titular ou gestor analisa quando tem tempo, entra em contato dias depois. O problema está nesse "quando tem tempo". Candidato com bom perfil raramente fica disponível por mais de 48 horas sem tomar uma decisão.

Cartórios que melhoram a taxa de resposta costumam fazer três coisas diferentes:

• Definem antes quem é o responsável pelo primeiro contato (o titular, um escrevente sênior designado ou um gestor administrativo).

• Estabelecem um prazo interno: nenhum currículo fica sem retorno por mais de 24 a 48 horas.

• Usam uma mensagem inicial que informa de verdade: nome do cartório, cidade, tipo de vaga, regime de trabalho (CLT, com os benefícios previstos), e uma pergunta direta sobre disponibilidade.

Parece simples porque é simples. O que trava é a falta de processo, não de boa vontade.

O que dizer na primeira mensagem?

Esqueça mensagens genéricas do tipo "Olá, temos interesse no seu perfil". Isso não diz nada. O candidato não sabe se é uma vaga séria, se o cartório fica perto de casa, se o salário faz sentido. Resultado: ele não responde ou responde com "obrigado, mas não tenho mais interesse" antes mesmo de saber o que está sendo oferecido.

Uma mensagem que funciona tem quatro elementos:

1. Identificação clara: nome do cartório, cidade e tipo de serventia (notas, registro de imóveis, registro civil, protesto).

2. A vaga em uma linha: "Estamos contratando escrevente para atendimento e lavratura de atas."

3. Uma informação de peso: salário, benefício, ou carga horária. Algo concreto.

4. Uma pergunta direta: "Você teria disponibilidade para uma conversa ainda essa semana?"

Quatro elementos, mensagem curta, resposta mais provável. Candidato não tem tempo de decifrar texto longo no WhatsApp no meio do dia.

Por que isso importa pra você, titular

Cartório funciona com equipe reduzida. Quando uma vaga fica aberta por semanas, o impacto cai direto sobre quem está na serventia: sobrecarga nos escreventes que ficaram, fila de atendimento crescendo, prazo apertado. Contratar rápido não é luxo, é parte da gestão.

Além disso, o custo de um processo seletivo travado é real. Cada rodada que começa do zero consome tempo do titular, do substituto ou de quem estiver gerindo o administrativo. Melhorar a taxa de resposta significa fechar a vaga em menos ciclos.

Outra dimensão: a imagem do cartório. Um processo seletivo bem conduzido, com comunicação clara e rápida, já passa uma mensagem sobre como é trabalhar ali. Candidato que é bem tratado na seleção tem mais chance de aceitar a proposta e de chegar no primeiro dia com boa disposição.

O que o candidato sente do outro lado

Quem está buscando vagas em cartório muitas vezes manda currículo pra mais de uma vaga ao mesmo tempo. Se dois cartórios demonstram interesse, o que responde mais rápido e com mais clareza tem vantagem clara. Mensagem vaga, sem o nome da serventia ou sem informar o regime de trabalho, gera desconfiança. O candidato pensa: "se a comunicação já começa assim, como vai ser o dia a dia?"

Isso não é julgamento do titular. É realidade do mercado. Quem entende isso e ajusta a abordagem sai na frente.

Canal de contato: qual usar?

WhatsApp tem a maior taxa de abertura e resposta no Brasil. E-mail ainda funciona, mas com tempo de resposta mais longo. Ligação telefônica tem resposta imediata, mas candidato que não reconhece o número raramente atende.

A combinação que funciona melhor para a maioria dos cartórios:

• Primeiro contato por WhatsApp, mensagem curta com os quatro elementos acima.

• Se não houver resposta em 24 horas, um e-mail com mais detalhes da vaga.

• Se ainda não houver resposta, uma ligação rápida ou descarta o perfil e segue para o próximo.

Não insista demais. Candidato que não responde a dois contatos em canais diferentes provavelmente já não está mais disponível.

Quanto tempo é rápido o suficiente?

O ideal é o primeiro contato acontecer em até 24 horas após o recebimento do currículo. Depois de 72 horas, a taxa de resposta cai de forma significativa. Depois de uma semana, você provavelmente está contactando alguém que já aceitou outra oferta. Defina internamente um fluxo claro: quem analisa, quem contacta e em quanto tempo.

Erros comuns a evitar

• Mensagem sem identificação do cartório: candidato não sabe com quem está falando e não responde por precaução.

• Contato tardio: mais de 72 horas depois do currículo recebido é tarde demais para perfis mais disputados.

• Pedir resposta sem dar informação: "tem interesse na vaga?" sem descrever a vaga não funciona.

• Usar só e-mail: abertura de e-mail é muito menor que WhatsApp para esse tipo de abordagem inicial.

• Processo seletivo sem prazo definido: candidato que não sabe quando vai saber o resultado some antes da resposta chegar.

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