Como preencher vagas com mais segurança e menos improviso

Muita gente acha que contratar bem é só questão de experiência do titular. Mas não é. É processo. E cartório que não tem processo de seleção estruturado repete os mesmos erros a cada vaga aberta. Escrevente que deu errado, substituto que saiu em três meses, candidato brilhante que foi embora porque a proposta chegou tarde demais.

Preencher vaga com segurança é diferente de preencher vaga com pressa. As perguntas abaixo organizam o que você precisa saber antes de abrir o próximo processo seletivo.

Por onde um cartório começa quando precisa contratar?

Antes de anunciar qualquer vaga, você precisa saber exatamente o que essa pessoa vai fazer, qual o nível de responsabilidade esperado, se vai lidar com público, se vai operar sistemas específicos, e qual a faixa salarial que o cartório pode sustentar. Sem isso definido, você vai atrair candidatos errados e perder tempo dos dois lados.

Foto: cottonbro studio / Pexels

Preciso ter uma descrição formal de cargo antes de anunciar?

Uma descrição de cargo simples responde três coisas: o que a pessoa faz no dia a dia, o que ela precisa saber para começar, e o que você vai cobrar dela em termos de postura e resultado. Isso serve pra anunciar melhor, entrevistar com mais foco e, lá na frente, avaliar desempenho com critério.

Qual o erro mais comum na hora de anunciar a vaga?

"Procura-se escrevente, experiência em cartório" não diz nada. O candidato não sabe se a vaga é de atendimento, de registro, de escrituração. O cartório não sabe quem está contratando. Um bom anúncio especifica o tipo de serventia (notas, registro de imóveis, registro civil, protesto), o cargo real, as principais funções, o regime de contratação e, sempre que possível, a faixa salarial. Você vai receber menos currículos. E mais candidatos certos.

Como filtrar bem sem demorar semanas no processo?

Definindo critérios eliminatórios antes de abrir os currículos. Coloque no papel quais são os três ou quatro requisitos sem os quais o candidato já sai da lista. Nível de escolaridade, experiência com determinado sistema, disponibilidade de horário, domicílio na cidade. Assim, você não fica comparando currículos sem parâmetro. Isso acelera a triagem e evita que a decisão vire achismo na hora da entrevista.

O que avaliar na entrevista de um candidato para cartório?

Além de conhecimento técnico, dois pontos que o setor exige mais do que qualquer outro: discrição e atenção a detalhe. Pergunte situações reais. "Me conta uma vez que você pegou um erro que quase passou." "Como você lida quando um cliente está nervoso e a resposta que você tem não é a que ele quer ouvir." Resposta comportamental diz mais que diploma.

Se o candidato tem experiência em outro cartório, vale pedir uma prova prática simples. Reconhecimento de um ato, preenchimento de uma minuta básica. Não pra eliminar, mas pra calibrar onde ele está e o que vai precisar de treinamento.

Como o cartório deve estruturar a proposta salarial?

O vínculo é celetista, ou seja, segue a CLT em todos os seus direitos: FGTS, férias, 13º, aviso prévio. O salário base precisa respeitar o piso da categoria, que pode estar definido em convenção coletiva. Além disso, é comum no setor cartorário oferecer vale-alimentação, vale-transporte e, em alguns casos, plano de saúde. Verifique o instrumento coletivo aplicável na sua região antes de fechar qualquer proposta.

Uma dica prática: seja transparente sobre o salário desde o anúncio. Candidato que chega na entrevista sem saber a faixa salarial vai embora ou vai decepcionar na oferta. Você perde tempo, ele perde tempo.

E se o candidato certo aparecer mas o processo ainda não terminou?

Não deixa ele esperar sem comunicação. O setor cartorário é pequeno. Candidato bom tem opção. Se você encontrou alguém que faz sentido, sinalize isso. Não precisa fechar na hora, mas um "estamos avançando bem e retornamos até quinta-feira" já faz diferença. Processo silencioso perde candidato para o cartório concorrente ou para o fórum que abriu vaga na mesma semana.

O que o candidato espera de um processo seletivo bem feito?

Clareza e respeito ao tempo dele. Isso parece óbvio, mas muitos cartórios ainda pedem um monte de documentos antes da entrevista, somem por duas semanas e depois ligam às pressas pedindo início imediato. Candidato que passa por um processo organizado já chega no primeiro dia com outra disposição. Ele percebeu que o cartório sabe o que faz. E isso conta muito na retenção nos primeiros meses, que é quando a maioria dos desligamentos acontece.

Se você quer ver como outros cartórios estão anunciando, vale dar uma olhada nas vagas abertas no VPC para ter referência de formato e linguagem.

Antes da primeira entrevista, faça isso

• Defina o cargo antes de abrir qualquer processo. Função, responsabilidade, faixa salarial.

• Anúncio vago atrai candidato errado. Especifique a serventia, o cargo e o regime.

• Critérios eliminatórios definidos antes da triagem poupam semanas de comparação sem parâmetro.

• Entrevista comportamental revela mais do que currículo. Pergunte situações reais.

• Proposta transparente desde o anúncio evita surpresa e reduz abandono no final do processo.

• Comunicação durante o processo retém o bom candidato até a oferta ser feita.

No blog do VPC você encontra mais conteúdo sobre gestão de equipe, obrigações trabalhistas e carreira no setor extrajudicial.

Se o seu cartório tem uma vaga aberta agora, cadastre o cartório no VPC e anuncie para candidatos que já conhecem o setor. Menos triagem inicial, mais foco em quem realmente importa.