Como transformar a contratação em processo, não em urgência constante

A vaga abriu ontem e você já precisa de alguém na semana que vem. Se isso soa familiar, o problema não é o mercado de trabalho. O problema é que contratar virou urgência no lugar de ser processo. E urgência constante custa caro: contrata errado, perde tempo treinando, e o ciclo começa de novo.

Por que o cartório sempre contrata na pressão?

O escrevente pede demissão, o volume de serviço aumenta ou alguém fica de licença, e só aí a busca começa. Cartório que contrata assim está sempre reativo. E quem contrata no desespero aceita qualquer candidato com pulso, não o candidato certo.

Foto: cottonbro studio / Pexels

A solução não é complicada: é antecipar. Mas antecipar exige que o titular ou gestor trate contratação como parte da rotina, não como emergência sazonal.

Como montar um processo seletivo real sem precisar de uma área de RH?

Precisa de um fluxo simples e repetível: descrição de cargo atualizada, critérios mínimos definidos, etapas claras (triagem, entrevista, teste prático) e alguém responsável por conduzir. Pode ser o substituto, pode ser você mesmo. O que não pode é improvisar do zero toda vez que uma vaga abre.

Documente o que funcionou no último processo. Guarde os currículos dos candidatos que passaram da triagem mas não foram contratados. Esse banco de talentos vale ouro na próxima abertura.

O que precisa estar definido antes de abrir qualquer vaga?

Três coisas, pelo menos:

• Cargo e atribuições reais: não uma descrição genérica, mas o que a pessoa vai fazer no dia a dia daquele cartório específico.

• Faixa salarial: dentro do piso da categoria e compatível com o mercado local. Quem abre vaga sem saber quanto pode pagar perde candidatos bons na hora da proposta.

• Perfil mínimo e perfil ideal: separe o que é eliminatório do que é diferencial. Isso agiliza a triagem e evita comparar candidatos por critérios subjetivos.

Sem isso definido antes, o processo fica à deriva e a decisão final vira questão de feeling, não de critério.

Como estruturar a contratação em cartório do zero?

Monte um documento interno com: descrição dos cargos existentes, faixa salarial de cada um, critérios mínimos por cargo e um roteiro de entrevista padrão. Atualize uma vez por ano ou sempre que a estrutura mudar. Quando a vaga abrir, você já tem 80% do trabalho feito. O processo seletivo fica mais rápido, mais justo e com menos risco de contratação errada.

Qual o impacto de contratar errado num cartório?

O novo escrevente trabalha com documentos sensíveis, prazos legais e dados pessoais de clientes. Um erro de contratação não é só custo de rescisão: é risco operacional, retrabalho, impacto no atendimento e, em casos graves, responsabilidade que sobe até o titular. O regime celetista (CLT) dá proteções tanto para o empregado quanto para o empregador, mas não protege ninguém de uma má decisão de contratação.

Como manter um banco de candidatos ativo sem muito esforço?

Plataformas especializadas fazem esse trabalho por você. No portal de vagas para o setor cartorário, você encontra candidatos que já conhecem a linguagem do cartório, o tipo de serviço e as exigências da área. Isso reduz o tempo de triagem e aumenta a chance de acertar na contratação.

Manter o cadastro do cartório ativo e a vaga divulgada com antecedência é o passo mais simples pra sair da lógica da urgência. Candidatos bons não aparecem do nada: eles estão em lugares onde alguém os encontra.

E do lado de quem está candidato, o que muda?

Quando o cartório tem processo estruturado, a experiência do candidato melhora. Ele recebe retorno, sabe o que esperar, entende os critérios. Isso importa porque candidato que teve boa experiência num processo seletivo, mesmo sem ser contratado, pode indicar outros ou voltar numa oportunidade futura. Cartório que some depois da entrevista afasta talentos do setor. Se você é candidato e quer aparecer pra cartórios organizados, vale cadastrar seu currículo na plataforma do VPC e ficar visível quando as vagas surgirem.

Como saber se o processo está funcionando ou não?

Dois indicadores simples: tempo médio pra preencher uma vaga e taxa de permanência no primeiro ano. Se você leva mais de 30 dias pra contratar em toda abertura de vaga, o processo tem gargalo. Se a maioria dos contratados sai antes de completar um ano, o problema pode ser de seleção, de onboarding ou de gestão. Os dois precisam de diagnóstico, não de mais pressa.

O que todo cartório precisa considerar ao contratar

• Contratar na urgência é sintoma, não causa. A causa é falta de processo.

• Defina cargo, salário e critérios antes de abrir qualquer vaga.

• Monte um banco de candidatos e não descarte quem ficou em segundo lugar.

• Meça tempo de contratação e retenção no primeiro ano. Esses dois números mostram onde o processo falha.

• Plataformas especializadas reduzem triagem e aumentam a chance de acertar.

O blog do VPC tem outros conteúdos sobre gestão, estrutura de cargos e boas práticas para o setor extrajudicial. Vale a leitura antes de abrir a próxima vaga.

Se o seu cartório está com vaga aberta agora, ou quer se preparar pra quando precisar, cadastre sua serventia na plataforma do Vagas Para Cartórios e tenha acesso a candidatos que já entendem o setor.