O que fazer quando o cartório cresce e a equipe não acompanha o ritmo

Muita gente acha que o problema é falta de gente. Mas na maioria dos casos, o problema é outro: a equipe cresceu no número, mas não na capacidade de absorver o que o cartório passou a exigir. São situações diferentes, com soluções diferentes.

Se o movimento do seu cartório aumentou nos últimos meses e você sente que algo está travando, este artigo é pra você.

A cena que muitos titulares conhecem bem

O cartório fecha bem. A demanda sobe. O volume de protocolos, escrituras ou registros cresce mês a mês. A receita melhora. E aí começa o problema.

Foto: Kampus Production / Pexels

Os escreventes mais antigos estão sobrecarregados. Os mais novos ainda estão na curva de aprendizado. O titular começa a resolver pessoalmente coisas que não deveria mais tocar. A fila de atendimento estica. O prazo interno começa a escorregar.

Isso não é sinal de incompetência da equipe. É sinal de que a estrutura não acompanhou o crescimento. E estrutura se resolve com decisão de gestão, não com hora extra indefinida.

Como saber se o problema é volume ou estrutura?

Antes de sair contratando, vale parar um momento e diagnosticar. Existem dois cenários distintos:

• Volume: a equipe é capaz, mas há mais trabalho do que mãos para dar conta. A solução é contratar.

• Estrutura: a equipe não sabe exatamente quem faz o quê, os processos são informais demais, e a comunicação interna falha. Contratar mais pessoas aqui só amplifica o caos.

Na prática, os dois problemas aparecem juntos. Mas se você contratar sem resolver a estrutura primeiro, o novo colaborador vai entrar num ambiente confuso e demorar muito mais pra ser produtivo.

O que reorganizar antes de abrir a vaga

Não precisa virar uma empresa com organograma de multinacional. Mas alguns pontos básicos fazem toda a diferença:

Distribua responsabilidades com clareza. Quem é o responsável por cada tipo de ato? Quem revisa? Quem assina a expedição? Quando isso fica difuso, todo mundo faz tudo e ninguém responde por nada.

Identifique quem pode assumir mais. Às vezes, o problema é que os colaboradores mais experientes estão presos em tarefas operacionais simples que poderiam ser delegadas para quem está entrando. Liberar esse escrevente sênior pra funções mais complexas já aumenta a capacidade do cartório sem uma nova contratação imediata.

Documente os processos críticos. Rotina de protocolo, controle de prazo, conferência de documentos, expedição. Quem sabe fazer isso de cabeça precisa colocar no papel, ou num mural, ou num sistema. Quando o cartório cresce, a informação não pode ficar só na memória de uma pessoa.

Quando contratar é inevitável, como fazer direito?

Contratação em cartório tem uma particularidade importante: o vínculo é celetista, regido pela CLT. O titular é o empregador direto, e toda a responsabilidade trabalhista recai sobre ele. Isso inclui registro em carteira, férias, 13º, FGTS, e todos os encargos que acompanham uma contratação formal.

Dito isso, o erro mais comum não é no aspecto legal. É contratar rápido demais, sem critério, só pra tapar buraco.

Algumas perguntas que ajudam a contratar melhor:

• Qual função específica precisa ser preenchida? (atendimento, análise, expedição, apoio administrativo?)

• A pessoa precisa ter experiência prévia em cartório, ou dá pra treinar internamente?

• O cargo tem perspectiva de crescimento dentro da serventia, ou é uma posição de suporte?

• O salário ofertado está dentro do que o mercado pratica para a função e para a região?

Esse último ponto importa mais do que parece. Cartório com remuneração abaixo da média vai atrair candidato abaixo da média, ou vai contratar bem e perder essa pessoa em poucos meses.

O que o candidato enxerga nesse momento de crescimento?

Do lado de quem aplica, um cartório em expansão pode ser uma excelente oportunidade. Mas candidatos experientes sabem ler sinais. Um processo seletivo confuso, uma descrição de vaga genérica demais, ou uma entrevista onde o titular não consegue explicar o que exatamente a pessoa vai fazer, são alertas.

Se você quer atrair bons profissionais, a vaga precisa ter clareza: função, atribuições, regime, remuneração estimada, e possibilidade de crescimento. Quem está buscando vagas no setor cartorial quer saber exatamente onde está entrando.

Como saber se é hora de criar um cargo novo, não só preencher uma vaga?

Quando o cartório passa de um certo volume, o modelo de "todos fazem tudo" deixa de funcionar. É o momento de pensar em cargos com atribuições mais definidas: escrevente de atendimento, escrevente de análise, auxiliar administrativo, responsável por arquivo, coordenador de equipe.

Isso não é burocracia por burocracia. É o que permite que um colaborador seja cobrado de forma justa, avaliado com critério e remunerado de forma coerente com o que entrega.

Cartórios que crescem sem estruturar cargos e salários acabam num ponto cômico e perigoso ao mesmo tempo: têm pessoas fazendo funções de coordenador ganhando salário de auxiliar, e pessoas ganhando bem sem responsabilidade proporcional. Isso corrói o time.

Checklist prático: o que fazer quando o cartório cresce e a equipe não acompanha

• Diagnostique antes: o problema é volume, estrutura, ou os dois?

• Redistribua responsabilidades internas antes de abrir nova vaga

• Documente os processos críticos da serventia

• Defina com clareza qual função precisa ser contratada

• Verifique se a remuneração ofertada é compatível com o mercado regional

• Avalie se não é hora de criar ou formalizar cargos na estrutura interna

• Garanta que o processo seletivo transmita credibilidade: vaga clara, entrevista objetiva

• Formalize a contratação corretamente, respeitando as obrigações do regime celetista

Crescer é bom. Crescer com estrutura é o que faz o crescimento durar. Se a equipe não está acompanhando o ritmo, o sinal é claro: é hora de agir com planejamento, não só com urgência.

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