Como tornar a busca por profissionais mais estratégica

Contratar a pessoa errada custa caro. Custa tempo de treinamento, custa erros no balcão, custa retrabalho, custa demissão e nova busca. Quem trabalha com delegação sabe que a equipe é o cartório. Então faz sentido levar a contratação a sério desde o começo.

O que é uma busca estratégica por profissionais?

Significa saber antes de abrir a vaga o que você precisa, onde encontrar o perfil certo, como avaliar quem chega e o que oferecer para reter quem ficou. No cartório, isso é mais crítico do que parece, porque o cargo de escrevente exige um perfil técnico e comportamental bem específico.

Foto: Tima Miroshnichenko / Pexels

Como funciona na prática

A maioria dos cartórios ainda contrata assim: alguém pede as contas, o titular publica uma vaga genérica em grupo de WhatsApp, recebe cinquenta currículos sem triagem e chama três pessoas pra conversa. A contratação acontece mais por intuição do que por critério.

Funciona? Às vezes. Mas quando não funciona, o custo é alto. Um escrevente sem domínio dos atos que vai praticar pode gerar ato nulo, reclamação trabalhista ou responsabilidade civil para o titular. O risco não é só operacional.

A busca estratégica começa antes de abrir a vaga. Antes de qualquer divulgação, responda três perguntas:

• Qual ato ou rotina essa pessoa vai assumir? Registro de imóveis pede perfil analítico. Notas pede mais trato com o público. Protesto pede atenção a prazo e detalhe. Não são o mesmo cargo.

• Qual o nível de experiência necessário? Você tem estrutura para treinar um iniciante, ou precisa de alguém que já entre funcionando?

• O que você oferece além do salário? Estabilidade da rotina, possibilidade de crescimento, ambiente organizado. Esses pontos atraem e retêm o perfil que você quer.

Com essas respostas, o anúncio de vaga já fica mais preciso. E anúncio preciso filtra melhor, o que poupa tempo na triagem.

Por que isso importa para o seu cartório?

Cartório tem uma particularidade que a maioria das empresas não tem: o titular responde pelos atos dos seus prepostos. Um erro do escrevente é, juridicamente, um erro do titular. Isso muda completamente a relação com a contratação.

Contratar com critério não é exigência burocrática. É gestão de risco real. Quem entra mal qualificado ou mal alinhado com a cultura do cartório vai gerar problema, e o custo desse problema cai no colo do titular.

Além disso, o mercado cartorário tem uma característica: o profissional experiente é escasso. Escrevente com anos de prática, conhecimento dos sistemas e postura adequada ao atendimento não aparece em todo anúncio. Quando aparece, vai embora rápido. A busca estratégica aumenta a chance de você ser o primeiro a chegar nesse perfil.

Onde encontrar os melhores candidatos?

Atingem sempre o mesmo círculo, e o círculo nem sempre tem o candidato certo. A alternativa mais eficiente é divulgar onde o profissional do setor já está procurando: plataformas especializadas em vagas para cartório, onde o candidato já chegou com contexto, já sabe o que é o setor e já tem alguma familiaridade com a rotina extrajudicial.

Você pode conferir as vagas abertas no setor extrajudicial para ter uma referência do que outros cartórios estão publicando e como estão descrevendo as oportunidades. Isso ajuda a calibrar o seu próprio anúncio.

Quais critérios usar na seleção de escreventes?

Avalie conhecimento técnico básico do tipo de serventia, atenção a detalhe, capacidade de lidar com rotinas repetitivas sob pressão e discrição com dados de terceiros. Para cargos de atendimento, adicione comunicação clara e paciência com o público. Essas competências dizem mais do que o currículo isolado.

A triagem que ninguém faz, mas deveria

Muita vaga é preenchida sem que o titular tenha clareza sobre o que está avaliando na entrevista. A conversa vira um bate-papo sem critério, e a decisão acaba sendo baseada em "pareceu bem" ou "chegou bem vestido".

Algumas práticas simples fazem diferença:

• Envie antes da entrevista um breve teste ou situação prática relacionada ao cargo. Não precisa ser complexo, mas filtra quem realmente tem interesse no setor.

• Pergunte sobre experiências anteriores com documentos, prazos ou atendimento ao público. Mesmo quem nunca trabalhou em cartório pode ter histórico relevante.

• Explique como é o dia a dia do cartório com honestidade. Quem não se adapta à rotina vai sair rápido de qualquer forma. Melhor descobrir antes.

Para mais conteúdo sobre gestão de equipe em cartório, vale acompanhar o blog do Vagas Para Cartórios, onde saem regularmente artigos sobre carreira e gestão no setor extrajudicial.

Um ponto para quem está do outro lado

Se você é candidato lendo isso, entenda: o titular que faz processo seletivo com critério não está dificultando. Está sinalizando que leva o cartório a sério. E cartório que leva a sério tende a ser um lugar melhor para trabalhar, com estrutura, clareza de função e menos improviso no dia a dia. Quando você encontrar um processo assim, encare como positivo, não como obstáculo.

Checklist para uma contratação mais estratégica

• Definiu o cargo com clareza antes de abrir a vaga? (Tipo de ato, nível de senioridade, regime de trabalho)

• O anúncio descreve a rotina real, não só "requisitos gerais"?

• A vaga foi publicada em canal com alcance no setor extrajudicial?

• Há pelo menos um critério técnico ou prático na triagem?

• A entrevista tem perguntas definidas antes de começar?

• O candidato selecionado sabe exatamente o que vai fazer no primeiro mês?

Se algum item ficou em branco, esse é o ponto de melhoria. Não precisa revolucionar o processo de uma vez. Cada ajuste aqui reduz o risco de uma contratação que vai custar mais do que vale.

O Anoreg-BR e as associações estaduais também têm publicado orientações sobre gestão de pessoal em serventias, o que pode ser um bom complemento para quem quer aprofundar o tema.

Se você é titular e quer encontrar profissionais qualificados para o seu cartório, cadastre sua serventia e publique sua vaga no Vagas Para Cartórios. A plataforma foi feita para o setor extrajudicial, e quem chega por lá já sabe onde está aplicando.