Como avaliar se o problema de produtividade é de equipe, de processo ou de estrutura da serventia

Muita gente acha que quando a produção cai, o problema é sempre a equipe. Demite, contrata, repete. Mas na maioria dos casos que aparecem por aqui, o escrevente não é o problema. O processo é. Ou a estrutura. E confundir as três coisas custa caro, tanto em emolumentos perdidos quanto em rotatividade de pessoal.

Se um profissional específico atrasa e os outros não, é um problema de equipe. Se todo mundo atrasa na mesma etapa, é processo. Se a serventia inteira perde ritmo mesmo com boas pessoas e fluxos razoáveis, olhe para a estrutura: quadro de vagas, divisão de atribuições, carga por seção. Cada causa pede uma solução diferente.

Foto: Yan Krukau / Pexels

Esse diagnóstico errado é um dos maiores geradores de custo oculto em Cartório. E é totalmente evitável.

Mito: "Se a produção caiu, alguém está trabalhando mal"

Produção cai por muitas razões que não têm nada a ver com esforço individual. Volume de serviço fora do padrão, sistema lento, fila de pendências acumulada por ausência de um colega. Antes de chamar alguém na sala, levante os dados: o que mudou nas últimas semanas? Novo sistema? Saída de um escrevente? Aumento de demanda em algum setor específico?

Responsabilizar quem não tem culpa gera desmotivação. E profissional desmotivado em Cartório, que lida com prazo e atenção o dia todo, comete erros que custam muito mais do que tempo.

Mito: "O problema é que falta gente. É só contratar"

Se o gargalo é um processo mal desenhado, uma nova contratação vai aprender o mesmo fluxo ruim e reproduzir o mesmo resultado. Pior: vai virar mais um profissional frustrado.

Antes de abrir vaga, mapeie o fluxo real da serventia. Onde o documento para? Por quê? Quem decide? Quanto tempo fica parado em cada etapa? Às vezes o problema é uma assinatura que só o titular pode dar, mas ele está sempre em reunião. Isso não resolve com contratação. Resolve com delegação interna ou reorganização da rotina.

Mito: "A equipe é boa, então o problema deve ser externo"

Uma equipe pode ser formada por excelentes profissionais individualmente e ainda assim funcionar mal como grupo. Comunicação ruim entre seções, falta de clareza sobre quem faz o quê, acúmulo informal de função em cima de quem "é mais esforçado". Isso acontece muito em Cartório.

O sinal mais claro é quando as mesmas tarefas sempre acabam na mão da mesma pessoa. Não porque é a responsável, mas porque "todo mundo sabe que ela resolve". Isso é um problema de estrutura de cargos mascarado de competência individual.

Mito: "Se o fluxo funcionou antes, continua funcionando"

O que funcionava com quatro escreventes pode não funcionar com oito. O que servia numa época de baixo volume vira gargalo quando a demanda dobra. Sistema novo exige repensar etapas. Normativa nova do CNJ ou da Corregedoria pode tornar um passo obsoleto ou criar um que não existia.

Revisão de processo não é luxo de grande serventia. É manutenção básica, igual a calibrar uma balança. Se você não faz, o erro se acumula devagar, até virar reclamação de usuário ou atraso de prazo.

Mito: "Estrutura é problema de cartório grande"

. É como o trabalho está organizado: quem responde por quê, como as seções se comunicam, se existe um substituto treinado para cobrir ausência, se o escrevente mais experiente tem atribuição formal de supervisão ou só tem o peso informal dela sem reconhecimento.

Cartório pequeno com estrutura clara produz mais do que cartório médio com cargos nebulosos. A Anoreg-BR e entidades estaduais publicam referências de organização de serventias que podem ajudar a comparar o que você tem com o que faz sentido pro tamanho da sua operação.

Mito: "Treinamento resolve qualquer lacuna de performance"

Treinamento resolve lacuna de conhecimento ou habilidade. Não resolve falta de ferramenta, processo confuso ou cargo mal dimensionado. Se o escrevente não executa bem porque nunca foi ensinado, treinamento é o remédio certo. Se ele não executa bem porque o sistema cai todo dia ou porque a divisão de tarefas é ilógica, treinar mais vai mudar pouco.

O diagnóstico precisa vir antes da solução. Parece óbvio. Mas a pressa do dia a dia em Cartório faz muita gestão pular essa etapa.

Como o candidato enxerga isso (e por que importa para você)

Quem busca vagas em serventias extrajudiciais hoje está mais atento a sinais de organização interna do que antes. Profissional experiente faz perguntas na entrevista: como funciona a divisão de seções? Existe alguém responsável por cada área? Como é o processo de integração? Quando a resposta é vaga, ele desconfia. E às vezes, com razão.

Serventia com estrutura clara atrai candidato mais qualificado e retém melhor. Não é discurso de RH. É consequência direta de uma operação organizada que o profissional consegue enxergar já no processo seletivo.

Checklist: onde olhar antes de decidir o que fazer

• Equipe: o atraso está concentrado em alguém específico? Há ausências frequentes sem cobertura? A comunicação interna entre escreventes funciona?

• Processo: alguma etapa sempre atrasa, independente de quem executa? Existe retrabalho recorrente? O fluxo foi revisado nos últimos 12 meses?

• Estrutura: os cargos estão claros no contrato e na prática? Existe substituto treinado? Algum profissional acumula funções sem reconhecimento formal?

Respondendo essas perguntas com honestidade, você já tem pelo menos 80% do diagnóstico. O resto é ajuste fino. E você pode acompanhar outros conteúdos de gestão cartorial no blog do Vagas Para Cartórios, que publica regularmente sobre rotina, contratação e carreira no setor.

Se depois do diagnóstico a conclusão for que realmente falta gente, o lugar certo para anunciar é o cadastro de cartórios do VPC. Lá você alcança candidatos que já entendem o setor e estão ativamente buscando vaga em serventia.